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CAPITOLO 4

IL CASO UNITEC D GmbH

4.2 Applicazione delle nuove tecnologie nelle attività di UNITEC

Come visto nei capitoli precedenti, UNITEC nasce rispondendo all’esigenza delle imprese di dover comunicare con i vari fornitori presenti su tutto il territorio internazionale, con il maggior grado di efficienza ed efficacia possibile.
Il concetto di rete e di networking interaziendale, sono da sempre alla base dell’attività della UNITEC, dove l’utilizzo dei sistemi di informatizzazione ed industrializzazione, le hanno permesso di ottenere già da tempo, i vantaggi connessi all’utilizzo dei nuovi strumenti informatici.
L’azienda ha quindi il merito di aver individuato e sfruttato con largo anticipo, la possibilità di ottenere consistenti riduzione dei costi legati alla gestione dei processi di approvvigionamento, tramite l’utilizzo della rete, dei concetti di outsourcing e di industrializzazione nella gestione, ricezione, elaborazione e trasmissione delle informazioni. La mancanza di tali concetti innovativi e, quindi, di prodotti e soluzioni software sul mercato, ha spinto l’azienda a sviluppare in proprio tali soluzioni, maturando così un’esperienza nel settore, risultata poi fondamentale per la sua nascita.
UNITEC, nel 1995 rilascia la prima versione di un software gestionale per il workflow di processo, successivamente migliorato fino a trovare applicazione in tutti gli ambiti dell’attività aziendale.
Con l’avvento della rete Internet, UNITEC individua immediatamente l’importanza ed il valore offerto da tale strumento e, quindi, il nuovo valore aggiunto per le aziende che lo avessero eventualmente sfruttato. In UNITEC, nasce quindi la volontà e l’esigenza di investire in tale ambito, creando così una divisione specializzata nel settore dell’informatica. Tale divisione esterna, conduce poi, nel 1997, alla costituzione della UNITEC Service & Web con sede a Sabaudia (LT), la cui gestione ed operatività risulta del tutto indipendente rispetto ad UNITEC GmbH.
La nuova divisione informatica, oltre a fornire servizi direttamente all’interno di UNITEC, inizia a studiare ed offrire servizi anche per le aziende clienti, producendo sia strumenti software per tutto il networking., sia attività di consulenza ed assistenza in modo del tutto innovativo.
UNITEC è quindi in grado di sfruttare al massimo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, dove tutti i processi aziendali sono definibili come paperless (per i quali ha ottenuto una certificazione di qualità come "La prima azienda ad operare senza carta" già nel 1998) Le soluzioni proposte da UNITEC, sono state infatti certificate dalle norme ISO 9001 in termini di qualità ed innovazione. Ciò ha consentito il riconoscimento alla stessa di un premium price da parte del mercato clientelare, costituendo inoltre un modello di riferimento per le altre società interessate all’implementazione di simili soluzioni.
UNITEC, dispone già da diverso tempo, di un sistema software ERP realizzato interamente sulle proprie esigenze, tramite il quale riesce ad ottenere una completa informatizzazione del workflow aziendale, così da gestire in tempo reale l’intero processo di approvvigionamento, realizzando cospicui risparmi sulla gestione delle informazioni (essendo prossima a livelli di "errore zero"), in ambito organizzativo ed amministrativo.
Con la sua attività, UNITEC permette quindi anche alle aziende clienti, di reingegnerizzare le procedure di approvvigionamento, così da generare immediatamente dei ritorni economici dovuti alla eliminazione dei costi connessi all’approvvigionamento delle forniture tramite procedure e tools di tipo convenzionale (trasformando i costi fissi in variabili e riducendoli).
La mission che UNITEC ha deciso di perseguire è quindi la trasformazione dei costi fissi aziendali in costi variabili e, contemporaneamente, una loro riduzione. Per garantire questo, l’azienda, oltre ad offrire i mezzi utili ad una reingegnerizzazione delle procedure aziendali di approvvigionamento, supporta il continuo miglioramento aziendale con applicazione del concetto di Quality Management, così da permettere alle aziende clienti di ottenere nuovo valore aggiunto connesso alla riduzione dei costi.
Le aziende clienti possono così dedicarsi esclusivamente e serenamente alle proprie attività strategiche di core business e, quindi, delegare tutti i processi gestionali che normalmente assorbono risorse economiche e professionali di fatto sottratte alle altre attività aziendali.
Tramite tali soluzioni, le aziende ottengono una immediata riduzione delle attività e dei processi necessari per gestire i diversi rapporti di approvvigionamento con i propri fornitori. Tali risparmi, si ottengono tanto negli approvvigionamenti relativi ai non production goods, (intesi questi come MRO necessari per gli impianti di produzione di diverse tipologie industriali, come ad esempio quella automobilistica, della stampa, degli elettrodomestici, della chimica, ecc.), quanto per i materiali a più elevato contenuto strategico.
Le aziende clienti, raggiungono inoltre tutta una serie di economie di costo tramite una aggregazione degli acquisti condivisi, in virtù dell’attività di brokeraggio industriale delegata e promossa dalla stessa UNITEC.
L’attività delegata alla UNITEC quindi, consente all’azienda cliente di mantenere comunque un rapporto relazionale stabile con i propri fornitori, affidando in outsourcing solo quel complesso di attività gestionali che generano uno spreco di risorse.
Una fra le più ricorrenti difficoltà che le imprese incontrano nei processi di approvvigionamento, è riscontrabile nella esigenza di organizzare ed integrare uniformemente le varie forniture attese. Per ogni processo di approvvigionamento esistono infatti, nel corso dell’anno, molteplici procedure amministrative, contabili e di controllo riferite ai diversi rapporti commerciali, in relazione alla organizzazione delle consegne, dei pagamenti, ecc.





(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)


UNITEC ha quindi permesso a tutte le aziende clienti, di ridurre del 50% i costi connessi alla gestione di tali processi di approvvigionamento, studiando appunto procedure di outsourcing personalizzate.
La personalizzazione dell’offerta del servizio, si basa sull’analisi svolta da UNITEC circa i costi che l’azienda sostiene per la gestione dei processi di approvvigionamento. Tramite il modello dell’Activity Based Costing, e del Business Process Outsourcing, vengono associati tutti i costi sostenuti per i processi di approvvigionamento al complesso delle attività generate all’interno dell’azienda stessa. UNITEC ricerca, in accordo con il management clientelare e sulla base di opportuni calcoli di convenienza economica, quali possano essere i processi gestionali da delegare in outsourcing (ambito del servizio consulenziale di UNITEC).
Ebbene, la fase di gestione del processo di approvvigionamento, rappresenta il "ciclo passivo" dell’intera catena di produzione e quindi, quanto più sono le strutture aziendali preposte a tali attività, tanto più risulteranno sprechi di risorse economiche e professionali che potrebbero invece essere destinate ad aree e funzioni aziendali più remunerative.
Tramite la delega, l’azienda cliente raggiunge un miglioramento delle proprie performance, terziarizzando le attività che non contribuiscono ad offrire un maggior valore alla produzione.
UNITEC, distingue il concetto di processo d’acquisto, quale attività ad alto contenuto strategico che richiede know-how, dal processo di gestione dell’approvvigionamento.
Tale ultimo processo infatti, si sostanzia in una attività priva di contenuti know-how e segreti industriali e pertanto, seguendo gli stessi step procedurali e quindi ripetitivi, rappresenta un processo gestionale di tipo meccanizzabile.
Con l’outsourcing quindi, il processo di gestione dell’approvvigionamento, non solo risulta meno costoso, ma addirittura più conveniente, potendo la UNITEC aggregare tutti i diversi step in unico processo di più elevata qualità elevata e con peculiari caratteristiche che restano costanti nel tempo.
La società, a tal fine, interpreta il processo di outsourcing operando una netta separazione fra attività procedurali ed amministrativeo. Per quanto concerne il concetto di outsourcing procedurale, UNITEC si pone come obiettivo primario, quello di rendere flessibile il costo di gestione della funzione di approvvigionamento. Le imprese, in condizioni normali, si vedono costrette ad impiegare ingenti risorse economiche e professionali per la conclusione di rapporti commerciali, per l’organizzazione del relativo trasporto e consegna della merce, per la gestione dell’immagazzinamento.
Delegando invece ad UNITEC, le aziende trasformano i costi fissi relativi a tali operazioni, in costi variabili, direttamente proporzionati alle effettive necessità del momento. Con l’outsourcing amministrativo invece, UNITEC offre alle aziende la possibilità di ottenere una drastica riduzione dei costi associati alle attività interne di amministrazione, consegna e controllo delle merci. L’azienda cliente infatti, una volta indicato ad UNITEC la tipologia della merce che desidera acquistare, i vari fornitori a cui rivolgersi ed i tempi relativi alla consegna, affiderà alla medesima il compito di coordinare i necessari rapporti, ottimizzando così il processo logistico e la gestione amministrativa.
Tale sistema di fornitura integrata, che si basa sull’utilizzo delle più moderne tecnologie, permette all’azienda cliente una pianificazione delle diverse attività di approvvigionamento, solitamente organizzate con una pluralità di sellers. La pluralità di richieste andranno quindi a confluire in unico ordine di fornitura indirizzato ad UNITEC, la quale è stata delegata del relativo processo e che pertanto organizzerà tutte le attività conseguenti con unicità di ordine, fatturazione e pagamento e a prescindere dalle condizioni di fornitura stabilite dai diversi fornitori, ottenendo quindi, un’unica consegna. Quest’ultimo punto è di fondamentale importanza per l’azienda che ricerca delle economie di costo negli approvvigionamenti.
In tal modo infatti, l’impresa ottiene una sensibile riduzione anche nei costi connessi al trasporto della merce in quanto, UNITEC, avendo in gestione una pluralità di forniture e relative anche a diverse aziende, riesce ad ottimizzare il coordinamento dei flussi logistici. In conclusione, l’impresa cliente, sostiene costi relativi al trasporto per forniture diverse, come se l’ordine fosse stato inoltrato ad un solo fornitore.
Concetto di "Fornitura integrata"






(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

La riduzione dei costi relativi al trasporto delle merci, si basa sul concetto di "nodo logistico". In pratica, vengono tracciate per ogni impresa, delle linee immaginarie trasversali che collegano la stessa con i suoi fornitori sparsi sul territorio. Su tali linee vengono quindi studiati dei punti logistici strategici, ove far confluire la totalità delle forniture richieste dall’azienda e dove quindi ogni fornitore depositerà le merci.
In tal modo, il costo relativo alla consegna delle varie forniture, subirà una riduzione in quanto il percorso della merce dal nodo logistico al magazzino aziendale, essendo condiviso tra più consegne, segue un percorso comune ed in forma aggregata. In tal modo, la somma parziale dei costi relativi ad ogni consegna, sarà sempre inferiore al costo del trasporto delle merci da fornitore a cliente, singolarmente considerato.
Nodi logistici condivisi

(Fonte UNITEC GmbH, 2001)
Nelle forniture comuni ad una pluralità di imprese e che seguono anche il medesimo tragitto, si generano di fatto (quasi come un effetto collaterale), dei veri e propri consorzi virtuali di acquisto e di trasporto cosicché UNITEC, aggregandone i processi di gestione, offre la possibilità di ottenere ulteriori risparmi di costo ed economie di scala rispetto a quelle proprie del trasporto, associando quindi la riduzione, non ad un intervento sui margini di profitto dei fornitori, ma riconducibile alla effettiva eliminazione degli sprechi aziendali, trasformati in risorse.
Tramite poi un sistema informatico, il "NETSOURCING", UNITEC offre alle proprie aziende, la possibilità di seguire in real time, lo stato di avanzamento della spedizione e del giorno della consegna, consentendo così l’organizzazione del flusso produttivo (quindi il rispetto dei termini di consegna delle forniture ai propri clienti).
Schema funzionale della fornitura integrata

(fonte: UNITEC D GmbH, 2001)

Il concetto di fornitura integrata per UNITEC però, non è ancorato esclusivamente alla fornitura di beni non strategici, ma anche per beni a più alto contenuto di know-how, offrendo così alle aziende clienti, la possibilità di moltiplicare i vantaggi ottenibili da tale sistema di gestione anche per gli approvvigionamenti di tipo strategico, creando le condizioni per migliorare ulteriormente l’efficienza aziendale e liberando ulteriori risorse da investire in attività più prossime al vero business aziendale.
La fornitura integrata, studiata da UNITEC, convoglia e ricomprende al suo interno, le varie richieste di fornitura dell’azienda cliente, permettendo così a quest’ultima di ottenere le merci al momento desiderato e con unico documento cartaceo emesso da UNITEC.
L’azienda cliente ottiene benefici derivanti da un recupero di efficienza nelle proprie attività core, una semplificazione estrema dei processi di approvvigionamento, dove diversamente il costo globale d’acquisto è nella maggioranza dei casi particolarmente elevato in quanto l’utilizzo di risorse aziendali in attività secondarie, determina sproporzione tra valore del bene acquistato e costo delle procedure attivate.
Analisi dei costi della fornitura

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Il principio di funzionamento della fornitura integrata, descritto nella figura successiva, prevede una riduzione di quella parte di costo sostenuto per l’acquisto del prodotto, relativamente al solo processo di approvvigionamento e dove, in virtù della delega in outsourcing del processo stesso, all’aumentare del livello di delega, corrisponde proporzionalmente il ritorno economico aziendale.
Logica della Fornitura integrata


(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

L’azienda cliente, rivolgendosi ad un outsourcer che le propone una soluzione mirata e personalizzata per le procedure di approvvigionamento, convoglia quindi tutta una serie di attività in unica operazione riuscendo, inoltre, ad ottenere una regolarizzazione dei tempi di consegna.
Nel grafico, è evidenziata la parte di costo del prodotto non riconducibile al valore effettivo del bene acquistato (parte scura) che, grazie ad UNITEC, viene sensibilmente ridotta.
Fuori dagli schemi di tale sistema di fornitura, l’impresa, nel concludere rapporti commerciali con i propri fornitori, si vede costretta a sopportare costi amministrativi relativi ad ogni singolo rapporto, quando invece n costi amministrativi possono essere eliminati o, quantomeno ridotti, se delegati in outsourcing.
Schema degli approvvigionamenti di una impresa tradizionale


(fonte UNITEC D GmbH, 2001)

Con l’implementazione del concetto di fornitura integrata, l’azienda, si rivolge invece ad un solo interlocutore, UNITEC, il quale elabora tutte le diverse richieste di fornitura smistandole ai vari fornitori, per le quali emette unico documento cartaceo di fatturazione. In tal modo, l’amministrazione aziendale, si libera del sovraccarico lavorativo connesso alla gestione del rapporto amministrativo e contabile con la pluralità dei fornitori. Successivamente all’implementazione della soluzione di forni
tura integrata realizzata dalla UNITEC quindi, l’amministrazione aziendale, riesce a snellire tutte le procedure di gestione dell’approvvigionamento, così da poter dedicare più risorse alle attività strategiche e, quindi, più strettamente connesse al proprio core.
Snellimento dell’attività amministrativa consentita da UNITEC


(fonte UNITEC D GmbH, 2001)

 


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